POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS MASVITAL SAS
OBJETIVO
Garantizar la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
ALCANCE
Esta política aplica para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la sociedad MASVITAL SAS, y en sus filiales y sucursales, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar esta política en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de la política contenida en este documento debe ser reportado a: gerencia@masvital.net
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales.
Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Empresa como responsable del tratamiento o un encargado de los datos, a una tercera persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Consultas: Solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada por MASVITAL SAS., sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular o sus causahabientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Reclamos: Solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por MASVITAL SAS, o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.
Dato público: Es el dato que no sea privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Dato Personal Privado: Es el dato personal que, por su naturaleza íntima o reservada, solo le es inherente a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa.
Cliente: Será toda persona para quien la Empresa presta un servicio o mantiene una relación contractual.
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Empresa en virtud de una relación contractual.
CONTENIDO
MASVITAL SAS, está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general. Por eso adopta la siguiente política de tratamiento de información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
FUNDAMENTO LEGAL
El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 17 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos".
El artículo 25 de la misma Ley establece que los procedimientos de tratamiento de datos obligan a los responsables de las mismas y que su desconocimiento acarreará sanciones. Adicionalmente señala que dichos procedimientos no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la Ley 1581 de 2012.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo los procedimientos de tratamiento de información.
INFORMACIÓN DE MASVITAL SAS
La empresa responsable del tratamiento del dato personal:
Razón social: MASVITAL SAS
Domicilio: Bogotá
Nit. 900913650-0
Dirección de correspondencia: Avenida Carrera 19 # 22C-53
Email: gerencia@masvital.net
Teléfono: 571 3839788
PRINCIPIOS
Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por MASVITAL SAS, en el proceso de administración de datos personales:
Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Finalidad y Tratamiento: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
El Tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de MASVITAL SAS se encuentran relacionados única y exclusivamente con fines legales, comerciales, financieros y laborales. La información adicional suministrada por el Titular a MASVITAL SAS, en virtud de la relación contractual que las vincula será conservada en nuestra Base de Datos.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de MASVITAL SAS, o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
4.4. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD.
El tratamiento de los datos personales de cada uno de los titulares de la información de la cual será responsable MASVITAL SAS Los datos se recolectarán, almacenarán, usarán y circularán únicamente durante el tiempo que sea necesario y razonable de acuerdo con las finalidades para las cuales se solicita la autorización, en los siguientes términos:
CON RELACIÓN A SUS EMPLEADOS
Asuntos relacionados con el manejo de bases de datos internas de la empresa, como lo son el pago de nómina, gestión de personal, afiliaciones y pagos de seguridad social.
Envió de información publicitaria por correo electrónico.
Realizar invitaciones a eventos.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual MASVITAL SAS, tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales MASVITAL SAS, haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
CON RELACIÓN A LOS CLIENTES
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – Correo Electronico, SMS, chat y/o llamadas telefónicas para el envío de noticias relacionadas con información comercial, recordatorios de pago de los productos y servicios contratados con MASVITAL SAS, y todo tipo de información relacionada con el objeto del contrato.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas relacionadas con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por MASVITAL SAS
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual MASVITAL SAS, tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc.) para la ejecución de las mismas.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para conservación, actualización y ejecución de la relación contractual.
Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. Prestar los servicios ofrecidos por MASVITAL SAS, y aceptados en el contrato suscrito.
Consultar, reportar, suministrar en cualquier tiempo, y en cualquier central de información de riesgo o base de datos, legalmente autorizada, toda la información relevante para conocer mi desempeño como deudor, mi capacidad de pago o para valorar el riesgo futuro de concederme un crédito; así como el cumplimiento oportuno o incumplimiento, si lo hubiere, de mis obligaciones crediticias, o de mis deberes legales de contenido patrimonial; así como información de los bienes muebles, inmuebles e intangibles sujetos a registro en los que me encuentro como Titular del derecho de dominio.
CON RELACIÓN A SUS PROVEEDORES
Suministrar la información a terceros con los cuales MASVITAL SAS, tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Verificar asuntos de independencia, así como la viabilidad financiera, jurídica y comercial para establecer una eventual relación comercial. Así mismo, adelantar las gestiones de cobro o pago según sea el caso.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual. Prestar los servicios ofrecidos por MASVITAL SAS, y aceptados en el contrato suscrito.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente a la sociedad MASVITAL SAS
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MASVITAL SAS, en su condición de responsable del tratamiento;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MASVITAL SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento;
c) Ser informado por MASVITAL SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Para que MASVITAL SAS pueda recolectar datos sensibles, incluso de niños, niños y adolescentes, deben cumplir los siguientes requisitos:
La autorización del titular debe ser explícita.
Se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
Se debe informar de forma explícita y previa al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de este.
4.7. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías, de poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales, los cuales, le garantizan el poder de decisión y control que tiene sobre la información que le concierne, como su derecho a la protección de la misma. En adición, actúan como complemento del deber del responsable de cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.
Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 son las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
MASVITAL SAS cuenta con una infraestructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la Ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
4.8 CONSULTAS, RECLAMOS, QUEJAS
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (Datos personales), podrá comunicarse con “MASVITAL SAS” así: gerencia@masvital.net
• Podrá dirigirse al departamento de contabilidad.
Así mismo, usted podrá llamar a la línea de atención al cliente 571 3839788
en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4 p.m.
EJERCICIO DE LOS DERECHOS.
4.9.1 Derecho de acceso
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, MASVITAL SAS, garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de MASVITAL SAS de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
MASVITAL SAS, garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.
4.92 Consultas.
MASVITAL SAS, garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales MASVITAL SAS garantiza, que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Fecha de recibido de la consulta
Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular, se le suministrarán los datos personales requeridos.
4.9.3 Reclamos.
MASVITAL SAS, garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular o persona legitima, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia MASVITAL SAS, recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene MASVITAL SAS una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.9.4 Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por MASVITAL SAS señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:
1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Parágrafo 1. Rectificación y actualización de datos. MASVITAL SAS, tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
MASVITAL SAS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.
Parágrafo 2. Supresión de datos. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a MASVITAL SAS, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
Cuando así lo estime conveniente.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MASVITAL SAS Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, MASVITAL SAS, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
Se tendrán dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que MASVITAL SAS, deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ser sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a MASVITAL SAS, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.
Procedimiento de quejas ante la ante la Superintendencia de Industria y Comercio:
El Titular de la información sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MASVITAL SAS, de acuerdo al procedimiento anteriormente mencionado.
DEBERES DE MASVITAL SAS
Deberes de MASVITAL SAS, cuando obra como Responsable del tratamiento de datos personales.
Todos los obligados a cumplir este procedimiento deben tener presente que es responsabilidad de MASVITAL SAS, cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
Deberes de MASVITAL SAS, respecto del titular del dato.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en este procedimiento, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar, suprimir o rectificar sus datos personales.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el presente procedimiento.
Deberes de MASVITAL SAS, respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación colombiana.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
Deberes de MASVITAL SAS, cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Deberes de MASVITAL SAS, respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Registrar las bases de datos ante el Registro Nacional de Bases conforme a la normatividad vigente y futura.
Deberes de MASVITAL SAS, cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales.
Si MASVITAL SAS, realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar a MASVITAL SAS los datos personales que tratará como Encargado.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en el presente procedimiento.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se establece en el presente procedimiento.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir este procedimiento deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
Dicha transferencia de los datos personales se realiza únicamente a terceros con quien MASVITAL SAS, tenga vínculo contractual, financiero, comercial y/o jurídico.
Aviso de privacidad
MASVITAL SAS, en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo con el departamento de contabilidad.
Modificación y/o actualización del procedimiento de protección de datos y manejo de información
Cualquier cambio sustancial en el procedimiento de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o correo electrónico enviado a los titulares. Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos se efectuará la comunicación por correo certificado y en su defecto se publicará en un diario de amplia circulación.
Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) días antes de implementar el nuevo procedimiento y/o actualización sustancial de la misma.
Vigencia del procedimiento de tratamiento de información personal.
El presente procedimiento rige a partir del. 20 de Octubre de 2019
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los titulares se entiende por el término de la relación comercial, jurídica, financiera, administrativa, contable o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía; no obstante lo anterior MASVITAL SAS, podrá conservar la información de acuerdo a las normas contables, tributarias y las demás, que se encuentren vigentes y que en futuro se promulguen o modifiquen.
Cuando los términos del procedimiento de privacidad y uso de información personal de cualquiera de los servicios o productos contratados por un Titular, cambien en lo esencial, por regla general, en los servicios que tengan la opción de renovación se obtendrá en esta la nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida en el procedimiento o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.
SEGURIDAD DE BASES DE DATOS PERSONALES
MASVITAL SAS, adoptará las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad física y virtual de las bases de datos personales, con el fin de evitar que los datos sean consultados por personal no autorizado o sean objeto de recolección, modificación, almacenamiento, supresión o alteración por parte de terceros no responsables. Se adiciona anexo 1, el cual contiene medidas prácticas a implementar para proteger los datos personales.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El oficial de cumplimiento es la persona encargada de asumir la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y la presente política. Puede ser contactada a través de los siguientes medios:
Email: gerencia@masvital.net
Teléfono: (57-1) 3839788
VIDEO DE VIGILANCIA
MASVITAL SAS, utiliza diversos medios de video de vigilancia instalados en diferentes sitios de las instalaciones (zonas comunes, en el salón de eventos y otros), así como en los establecimientos de comercio abiertos al público y en general todo tipo de bien organizado para cumplir el objeto social de la empresa.
MASVITAL SAS, informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión de anuncios de video vigilancia en sitios visibles.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas y los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización.
FORMATOS Y/O REGISTROS
ANEXO 1 autorización para el tratamiento de datos personales.
RESPONSABLES
La Gerencia General, es responsable de conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Los jefes de departamento, son encargados de recopilar, almacenar y asegurar la base de datos a su cargo, asimismo dar información autorizada del personal que labora en la organización a los entes que soliciten la misma para efectos comerciales, laborales y legales.
Fecha de entrada en vigor de la presente política y periodo de vigencia de la base de datos.
Esta política fue aprobada bajo los parámetros establecidos por la normatividad vigente y deroga cualquier disposición o política anterior y entra en vigencia a partir del 01 abril de 2019.
La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015.
Una vez cumplida las finalidades del tratamiento, MASVITAL SAS, suprimirá los datos personales en su posesión, sin perjuicio de cumplir las normas legales que dispongan lo contrario.
Datos del Encargado del tratamiento
Nombre o razón social: MASVITAL SAS
Domicilio: Avenida Carrera 19 # 22C-53
Email: gerencia@masvital.net
Teléfono: (57-1) 3839788
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